Untuk membantu pelayanan internet :

1. Mempercepat koneksi melalui SpeedConnectInternetv8.0   klik disini

2.Bosster memory ke Flasdisk atau Hardisk yang dipilih          klik disini

3.Mempercepat Download  Appl,Image,video dan lainnya       klik disini

4.DU meter mengukur download dan upload                           klik disini

SELAMAT DATANG
PADA SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN OBAT( S I P O )

Sistem ini dibuat untuk membantu pengelolaan obat obatan di Gudang Farmasi atau Gudang Obat Pemerintah Daerah yang mempunyai sumber anggaran yang sudah ditetapkan setahun sebelumnya yaitu APBN, APBD, ASKES, Program GAKIN dan Sumber resmi LAINNYA ( 5 Sumber Anggaran ) dengan Pengguna / pemakai obat obatan yaitu Unit pelaksana teknis ( UPT ) yang sudah ditetapkan yaitu Puskesmas, Rumah Sakit Daerah, PoliKlinik Daerah atau lainnya milik daerah bersangkutan serta data obat tertentu saja yaitu obat obat generik,  peralatan medis tertentu, perlengkapan penunjang dasar.
Pengelolaan ini menggunakan Program Microsoft Excel, merupakan program datebase antarmuka yang terbuka, dapat dilakukan perubahan perubahan sesuai dengan keperluan masing masing pengelola obat.

Sebagai persyaratan utama para operator harus mengetahui tatacara mengisi data di MS EXCEL yaitu harus mengerti data bersifat LABEL (data dimulai dengan spasi, ‘ , “, A s/d Z )
dan data yang bersifat NUMERIK ( 0, 1 s/d 9 )

Seperti contoh dibawah ini :

DATA

Hasil sbb.

 Ket

LABEL

Surabaya

001

Surabaya
001

Benar

NUMERIK

200

20

     4.000

Benar

CAMPUR

200

Surabaya

#VALUE!

Salah

CAMPUR

Surabaya

200

#VALUE!

Salah

NUMERIK

0

0

#DIV/0!

Salah

NUMERIK

0

200

#DIV/0!

Salah

NUMERIK

label

1

#VALUE!

Sal

 Pada keterangan kolom terisi seperti #VALUE!, #DIV/0!, #REF! Sudah dapat dipastikan cara mengisiannya salah/false/palsu. Oleh karenanya perlu diperiksa ulang cara pengisian data atau RUMUS / FORMULA operasionalnya salah. Sebagai konsekwensinya perlu diperbaiki.

Untuk Operasinal :

Diperlukan komputer dengan spesifikasi RAM 2 GB, Hardisk (80 GB) C:\ dengan sisa kapasitas lebih kurang 20 GB Hardisk (40 GB) D:\ dengan sisa kapasitas 20 GB.

File yang digunakan ada di Hardisk D:\ , dengan direktori SIPO ,

seperti D:\SIPO


CONTOH DIREKTORI  ->   D:\SIPO

Gb.01

Dari  Hardisk D:\SIPO\ *.*  terisi file file yang diperlukan seperti : Sebanyak 95 file excell.

Semua file file tersebut ditersedia pada WEB : www.4Shared.com disimpan dalam bentuk  SIPO.RAR atau SIPO.ZIP

Silahkan di Download file dan kemudian diektraksi di D:\SIPO

MEMULAI

PEKERJAAN PENGELOLAAN DATA :

File yang perlu di open / dipanggil pertama kali  adalah: ISI DATA.XLS,

Dengan hasil terlihat


Gb. 02

Yang terdiri dari 9 Lembar kerja (Sheet)

Yaitu :

1.Start                 2.Editing          3.Isi Data
4.Penerimaan   5.Stok Obat    6.Laporan 7.Pengeluaran  8.Rencana      9. Update


Penjelasan masing masing Lembar Kerja:

 

I. Lembar Kerja START

Berisi penjelasan umum

II. Lembar kerja EDITING  (Gb 03)

Gb.03

Dilakukan perubahan / perbaikan Nama Nama Unit Pelaksana Teknis (UPT) sebagai pengguna obat obatan yang ikut dalam pengelolaan obat.

 

 

II.1.NAMA UPT :

 

Pada File ISI DATA.XLS lembar /Sheet Editing di klik No.1 maka akan keluar file  NAMA UPT.XLS , Pada file tersebut dilakukan perbaikan dan perubahan Nama Nama UPT, Alamat dan Telepon Seperti gambar (Gb.05), Setelah selesai editing simpan file seperti manual, (Ctrl + S) kemudian exit  atau tekan tombol Ctrl + Z (simpan dan exit).

 

 Gb.04

II.2. NAMA OBAT :

Pada File ISI DATA.XLS  lembar  Editing Di klik No.2 , keluar file NAMA OBAT.XLS dilakukan perubahan NAMA OBAT, SATUAN, KEMASAN sesuai keperluan. Seperti Gb. 05

Gb. 05

II.3. DAFTAR HARGA

Pada File ISI DATA.XLS lembar editing Klik No.3 dan keluar File DAFTAR HARGA.XLS seperti Gb.06 , yang diisi/dirubah hanyalah HARGA OBAT Perkemasan (Kolom 7)

Gb. 06

Selesai editing disimpan seperti cara I.1.   Ctrl + S exit atau Ctrl +Z

Perhatian:

File file yang sudah di Edit sebaikknya jangan dirubah (NAMA OBAT.XLS, NAMA UPT.XLS) dalam proses melakukan entri data, karena data tersebut sudah masuk ke file berikutnya,kecuali perubahan tersebut tidak mengganggu data lainnya.

III. LEMBAR KERJA ISI DATA :

Di File ISI DATA.XLS anda memilih Sheet ISI DATA Seperti pada Gb. 07. Lembar Kerja ini berfungsi memanggil file file (UPT), Laporan Pemakaian dan Lembar Pemberian Obat (LPLPO) dan mempunyai banyak Lembar Kerja (Lihat Gb. 08).

Pekerjaan yang paling banyak dilakukan. Pada Kolom F6 Harus diisi Tahun Kegiatan (Contoh 2012)

Gb.07

Untuk memanggil file yang diinginkan Klik di Nomor  1 s/d 70

Dan lakukan entri data / Updating setiap Open / Buka File (Sesuai perintah Excel)

Selesai editing / memasukan data disimpan seperti cara I.1. Ctrl + S exit atau Ctrl +Z

LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PEMBERIAN OBAT (LPLPO)

Setelah diklik pada File ISI DATA.XLS  pada Sheet ISI DATA di No.1 sebagai contoh keluar file UPT 01.XLS (Gb.08)

Gb.08

Pada Gb. 08 File LPLPO ( UPT …XLS ) merupakan kegiatan yang harus diisi dari bulan JANUARI S/D DESEMBER untuk tahun kegiatan yang bersangkutan. Khusus untuk No. Urut UPT (Tidak perlu diisi = sudah terisi )  : cukup diiisi satu kali contoh : No. = 1 maka file yang harus disimpan harus bernama UPT 01.xls , No. = 15, maka file yang disimpan harus bernama UPT 15.xls demikian seterusnya sampai No. 70 ( Pada prakteknya disini sudah diisikan, maka tidak perlu melakukan perubahan ). Untuk Sheet / lember kerja Jan diisi data Stok awal 1 Jan (Kol.4) Penerimaan ( Kol. 5 ) bila ada pada bulan Jan dan Sisa Stok ( Kol. 9 ) akhir bulan januari. Kolom Kolom yang di isi adalah jumlah Resep yang BAYAR, GRATIS DAN ASKES  yang bertujuan untuk mengetahui berapakah Tingkat Penggunaan Obat Obatan ( Rasio Obat ) per 100 lembar Resep.

Pada Kolom 11 s/d 15  diisi sebagai bukti Pengeluaran Obat Obatan Oleh Gudang Farmasi/Gudang Obat sesuai sumber anggaran lihat Gb. 09. dan juga diisi  Nomor, tanggal Dokumnen  Cell Q8 dan Q9 Sebagai bukti penyerahan obat obatan ( selain surat pengantar tanda terima ). Pada Baris Permintaan Bulan / Periode diisi bila Laporan = Januari maka diisi Permintaan Bulan / Periode = Pebruari.

Gb.09

Untuk Sheet / lembar kerja Rek-APBN, Rek-APBD, Rek-ASKES, Rek-Lain, Rek-Terima, Rencana YAD, Rek-RESEP data terisi secara otomatis.

Selanjutnya sheet Pebruari s/d Desember pada kolom Stok Awal (kolom 4 ) terisi secara otomatis. Pengisiannya sama seperti bulan Januari.

Perlu diperhatikan :

Setelah proses

pengisian data sudah selesai, maka file harus disimpan dan untuk keluar maka

ditekan bersama sama tombol Ctrl dan  Z.

 IV. Lembar Kerja PENERIMAAN

Pada File ISI DATA.XLS di Sheet PENERIMAAN ( Gb. 10 ) berhubungan dengan STOK AWAL TAHUN (1 JANUARI) = STOK OPNAME TIAP TAHUN, Penerimaan dari sumber sumber APBN, APBD, ASKES, GAKIN dan LAINNYA Serta Rekapitulasi PENERIMAAN TOTAL (OTOMATIS).

 

Gb. 10

 

IV.1. STOK AWAL TAHUN

 Gb.11

Data diisi dari kolom 4 s/d 8 dari berbagai sumber, data ini wajib

dilakukan setiap akhir tahun ataupun awal tahun.

IV.2.PENERIMAAN APBN, APBD, ASKES, GAKIN DAN   LAINNYA

Gb. 12

 

Untuk penerimaan obat obatan ( APBN, APBD, ASKES, GAKIN dan LAINNYA ) contoh Gb. 12 diisi datanya pada kolom 4 s/d 6 Untuk satu bulan diberi tempat 3 kali penerimaan ( Terima I, II dan III ) pengisian datanya dari bulan Januari s/d Desember. Data dokumen penerimaan pada sel F8 s.d G10 meliputi Nomor dan tanggal dokumen harus diisi. Setelah selesai tutup / simpan file dan tekan tobol Ctrl dan Z.

Untuk penerimaan total datanya terisi secara otomatis, cukup lakukan open dan tutup kembali Ctrl dan Z.

 

Untuk Penerimaan Total (Otomatis)

 

Gb.12b

 

 

V.STOK OBAT , LAPORAN, PENGELUARAN, RENCANA

Data data semuanya terisi secara otomatis, untuk data lebih akurat hanya diperlukan update file (Lihat Gb.-24)

V.1. STOK OBAT

Data yang terbaca dibuat secara otomatis terisi, untuk melihat persediaan saat ini yang seharusnya tersedia sesuai dengan keadaan fisiknya ( bila terjadi perbedaan antara data elektronik dengan fisiknya, kemungkinan pengisian data salah, belum selesai dan belum melakukan updating).

Untuk Updating / penyegaran Cukup tekan tombol Ctrl dan U.

Jika masih juga salah maka lakukan pemeriksaan file file apakh masih ada yang belum di entry dan ada kemungkinan ada kesalahan rumus yang ada dalam sel perkalian, pembagian, penjumlahan atau Vlookup data (pencarian data secara vertikal).

Gb.13

 Atau dilihat  (Gb.14 ) pada bagian bawah sheet stok obat ada kartu stok induk dan dapat diklik untuk melihat dinamika masing masing stok obat.

Gb.14

Bila di klik keluar file KARTU STOK.XLS

Hasilnya sebagai berikut Gb. 15

Gb. 15

Data pada KARTU STOK / KARTU STOK INDUK, Memuat dinamika Obat dari Stok Awal, Penerimaan, Pengeluaran Ke UPT UPT dan Sisa Stok dari berbagai sumber anggaran APBD, APBN, ASKES, GAKIN dan Lainnya, memuat  Nomor,Tanggal Dokumen Penerimaan ataupun Pengeluaran serta waktu kadaluarsa obat obatan dari Bulan Januari s/d Desember.

Untuk melihat kelengkapannya lakukan terlebih dahulu updating / penyegaran dengan menekan tombol Ctrl dan U Pada Lembar Kerja ISI DATA.Xls di Sheet START.

Data  setiap Obat yang ingin dilihat cukup di isikan Nomor Obat pada Cell D4. ( No. 1  s/d 361 ) pada Sheet Jan. (Bukan di sheet lainnya ).

Menutup file tekan tombol Ctrl dan Z .

V.2. PENGELUARAN

Data terisi secara otomatis, dibuka filenya dan tutup lagi, sebagai penyegaran file

 

Gb.16

Data pengeluaran obat ke masing masing UPT per bulan Januari s/d Desember dan totalnya selama satu tahun.

 

Gb.17

Dokumen merupakan kumpulan Catatan No. dan Tanggal Pengeluaran obat dari Gudang Ke UPT dan Penerimaan Obat dari Pemborong / Pemenang Tender  ke Gudang Farmasi.

Gb.18

 

V.3.LAPORAN:

 Data Laporan semuanya terisi secara otomatis dari Bulan Januari s/d Desember Serta untuk Laporan Tahunan.

 

Gb. 19

Laporan Bulanan dapat dilihat pada Masing masing bulan dengan meng klik nomor yang ada didepannya Gb.19

Gb.20

Untuk laporan tahun diklik pada LAPORAN AKHIR TAHUN
Gb.21
Gb.21
V.4 RENCANA PENGADAAN

Pada File ISI DATA.XLS di Sheet Rencana terlihat sebagai berikut dan dapat di klik pada RENCANA TAHUNAN dan hasilnya terlihat pada Gb-23 dan data terisi otomatis setelah diupgrade (lihat Gb-24)

Gb. 22

Data Otomatis terisi

Rencana Tahun Yang akan datang :

Gb.23

VI.UPDATE FILE
Data data yang sudah terisi belumlah sempurna bila proses upadate file file yang berhubungan satu dengan lainnya tidak dibuka / open. Karena ada beberapa file yang tidur dan menunggu masukan data, oleh karenanya perlu dibuka dan kemudian ditutup kembali, agar masukan data data menjadi lebih tepat.Proses tersebut dapat dilihat pada File ISI DATA.XLS di sheet Update. (Gb.24), dan lakukan tekan tombol Ctrl dan U bersama sama dan ditunggu sampai proses selesai.

Gb.24

SELAMAT MENCOBA DAN BER INOVASI.

PEKERJAAN SELESAI DAN LAKUKAN KOREKSI ANTARA FISIK DENGAN ENTRY DATA (LIHAT PADA KARTU STOK).

 

 

 

 

 

 

REFERENSI PRIBADI

Nama     : Achmad Gazali Idrus

Alamat   : Jojoran III No. 8 – 10 Surabaya

Telp       :  031 5962801

Hp          :  081 330 797 007

Status   :  Ber Istri ( Suwagiyati )

Anak 1 ( Rendi Akhmad S.kom)

Pendidikan Pekerjaan dan Pengalaman

Pendidikan terakhir     :   Apoteker, Unair

Pekerjaan                      :  Pensiun PNS

Pengalaman Pekerjaan

1.Bekerjadi Gudang Farmasi Kabupaten  Kutai (5 Tahun )

2.Di Kanwil DepKes KalTim ( 7 Tahun )

3.Di DinKes Kota Surabaya (12 Tahun )

 

Alamat email        :

egosid@gmail.com

Facebook      :

https://www.facebook.com/egosid

 

 

SIPO ( Sistim Informasi Pengelolaan Obat ) dibuat untuk dipergunakan siapa saja yang

membutuhkannya agar berguna bagi kelancaran tugas

 

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.